METO DOLOGIA PARA DEFINIR LA PROSPECTIVA DE UN SISTEMA DE CONTROL EN UNA ORGANIZACIÓN





OSVALDO ROJAS
LUCY VAHOS O.
ERIKA MARIA ZAPATA ALZATE



Teoría y Gestión Organizacional






GUILLERMO CORREA URIBE
Administrador de Negocios







Especialización en Auditoría y Control de Gestión
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA
Marzo de 2009













METO DOLOGIA PARA DEFINIR LA PROSPECTIVA DE UN SISTEMA DE CONTROL EN UNA ORGANIZACIÓN
1. OBJETIVO GENERAL

Implementar a través del conocimiento, la formulación de la prospectiva de los sistemas de control en cualquier tipo de organización.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

· Desarrollar y profundizar en el tema de la planeación estratégica aplicada a los sistemas de control.
· Elaborar y diseñar la metodología para definir la prospectiva de un sistema de control en la organización.
· Crear conciencia de la importancia de la aplicación, desarrollo y utilización de la planeación estratégica enfocados en los sistemas de control.
· Definir metodologías para obtener el diagnóstico interno de la organización y su plataforma estratégica (misión, visión, objetivos y estrategias).
· Establecer los grupos interdisciplinarios que participarán en la construcción del análisis interno y la plataforma estratégica de la organización.

3. JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO DE PROSPECTIVA

Muchas son las herramientas que forman parte de la denominada “gestión empresarial”: la gestión de la calidad, la gestión de los recursos humanos, la gestión económica, la gestión de la información entre otras, las cuales deben armonizarse adecuadamente para lograr y mantener la mayor eficiencia posible de una organización. Sin embargo, entre las herramientas que dispone un empresario moderno para lograr un adecuado nivel de competitividad a largo plazo es incuestionable que la gestión estratégica de la tecnología y el conocimiento son esenciales.
Las ventajas competitivas son dinámicas, se pueden perder en cualquier momento porque los competidores también están interesados en mejorar. Para mantenerlas y mejorarlas hay que desarrollar un ambiente de innovación permanente, cambiar y mejorar constantemente los productos y procesos, desarrollar nuevas maneras de hacer las cosas. Pero esto no se puede hacer sin un plan que soporte la actuación.
La concepción de un plan estratégico requiere interrelacionar factores de diversa índole influenciados todos por la incertidumbre que representa el futuro, - en particular en el convulso mundo actual.
4. MARCO CONCEPTUAL

La prospectiva en la actualidad se considera una disciplina que permite efectuar estudios sistemáticos sobre el futuro, con el objeto de aportar información útil al proceso de toma de decisiones, disminuir los márgenes de error provocados al considerar situaciones de incertidumbre, en particular en el mediano y largo plazos.

No está dirigida a predecir el futuro, ni siquiera a revelarlo como si ya fuera algo que está escrito de antemano; es una disciplina que proporciona herramientas para visualizar varios futuros y definir las acciones que se deben iniciar en el presente para poder cambiarlo, mediante la materialización de actividades que permitan descartar amenazas, aprovechar oportunidades, reducir debilidades y reforzar fortalezas, con las menores dosis posible de riesgo e incertidumbre. De ahí su importancia en la gestión empresarial.

La prospectiva nos ayuda a construir futuros, en un mundo donde el éste es cada vez más complejo, por la gran cantidad de factores que intervienen en él. La prospectiva nos indica la importancia de estudiar el futuro ya que éste constituye la causa fundamental de los profundos cambios a que nos vemos enfrentados, no sólo en un proceso de toma de decisiones, sino también en todo tipo de actividades. Si bien no es posible controlar completamente el futuro, resulta posible influir sobre él para encontrar un equilibrio entre lo que queremos y lo que es realmente posible alcanzar. De ahí que la prospectiva se utilice por parte de los gobiernos, las instituciones de ciencia y tecnología, el sector empresarial y por diversos actores sociales, interesados en generar los necesarios cambios que se requieren para llegar a la sociedad global basada en el conocimiento que todos deseamos.

5. ANÁLISIS DE TENDENCIAS DEL ENTORNO Y DEL CONTEXTO

La prospectiva de la organización está demarcada primordialmente por factores externos impredecibles, que se deben analizar para poder implementar una planeación estratégica con el menor margen de error posible y aplicar así, controles efectivos tanto al interior en las áreas administrativas y de gestión, como al exterior, generadas desde la gerencia.
a. Tendencias del entorno
En Colombia las organizaciones están integradas por los componentes de su entorno, desde el uso que le da a la tecnología que maneja, hasta los recursos que necesita, sus clientes o su definición de éxito. No existe organización alguna que pueda ignorar su entorno ya que este presenta, tanto oportunidades como amenazas, que deben ser advertidas para poder potenciar los servicios que ofrece hacia una mejor satisfacción e interacción con su entorno. Las oportunidades existen en forma de mercados, recursos y otras condiciones externas que la organización puede explotar para crecer. Por otro lado, las amenazas son fuerzas del entorno que pueden poner en peligro el crecimiento y la eficacia de la organización, o incluso su propia supervivencia.

Aunque la concepción que las organizaciones están influidas por un entorno es obvia, detenerse en la simple observación del mismo implica conocer que las diversas interacciones con él, afectan sustancialmente el clima organizacional y en consecuencia el trabajo de quienes se ven influidos, por ello la reflexión sobre entorno es más compleja e importante de lo que se piensa respecto a la organización, como se observa en el siguiente cuadro.


Ámbitos del Entorno
Descripción
Ámbito sectorial:
Competidores y productos, facilidad o dificultad de introducirse y abandonar el sector.
Ámbito cultural:
Condiciones culturales y sociales del mercado laboral y de mano de obra en el que opera la organización.
Ámbito legal y político:
Sistema económico, instituciones políticas y legales, leyes regulaciones que afectan a la organización.
Ámbito económico:
Sistema económico y condiciones económicas generales a las que tiene que hacer frente una organización.
Ámbito tecnológico:
Tecnología disponible que puede utilizar una organización para transformar sus entradas en salidas.
Ámbito de recursos humanos:
Mercado laboral, habilidades disponibles, organizaciones laborales o sindicatos y ética laboral de los empleados.
Ámbito de recursos físicos:
Condiciones físicas que pueden afectar a una organización (Clima, terreno, suministro de recursos naturales y catástrofes naturales)
Ámbito de clientes y consumidores:
Mercado existente para las salidas de la organización.

Colombia es un país que vive actualmente una “crisis del control” tanto en las Entidades privadas como en las públicas lo que hace que el entorno tienda a complicarse cada vez mas y se imponga el reto de crear prospectivamente estrategias que lleven a las empresas a ser cada vez mas competitivas en este aspecto.
b. Tendencias Del Contexto

Las tendencias del contexto dan unos lineamientos que se impondrán en las organizaciones en un determinado plazo, pero esto no implica que lo que se esté haciendo no sea correcto o que se deba invertir únicamente en esta dirección, pues primero hay que analizar necesidades, comparar con el medio y luego sí elegir la solución más adecuada.

Las tendencias muestran un camino hacia donde dirigir las acciones y son un horizonte al cual vale la pena mirar. Pero no se construyen de la noche a la mañana. De hecho, son previsiones que se han ido creando con la misma evolución de la sociedad, con los cambios de tecnologías, pensamiento, conocimiento y aspectos políticos, generados en la normativa que se debe aplicar.

La movilidad y la conectividad serán la gran tendencia. Hoy en día, la gente quiere tener la facilidad de moverse y la utilización de lo último en tecnologías para la ejecución de sus labores. Por lo tanto, estarán buscando computadores portátiles que puedan ser móviles y que se puedan conectar a Internet desde cualquier lugar. Accediendo a software especializado que permita procesar información rápidamente y obtener resultados en forma efectiva para la toma de decisiones.

Por lo anterior se puede concluir que las tendencias generales del contexto del control en Colombia y el mundo son cada vez más cambiantes y exigentes, por lo que se hace cada vez más complejo ser competitivos ya que el objetivo del control no sólo son los bienes tangibles sino el conocimiento, en cabeza de las personas a través de su creatividad innovadora que hace que las empresas se mantengan en el mercado y ayuden a disminuir riesgos.

c. Características de los sistemas de control en Colombia

Colombia no debería estar ajena y ha hecho esfuerzos con programas como Agenda de Conectividad y la reciente promulgación de la Ley de Ciencia y Tecnología, Esto significa que surgirán empresas de base tecnológica, creadas a partir de la investigación, que “formalizará un modelo económico sistémico” y fomentará la generación de empleo con mayor estabilidad”.

Así, como país, las tendencias deben incluirlos en el contexto mundial y acercarnos al desarrollo, evitando aumentar la brecha digital. Como empresas y ciudadanos, el abanico de opciones de inversión en TIC es amplio.

En lo referente a los sistemas de control los podemos dividir en dos, aplicables para el sector privado y para el público. En ambos casos surge por la necesidad de cumplir con los objetivos planeados y toda actividad para lograr esto, es desarrollada por seres humanos lo que implica implícitamente una estrecha relación con el control, para los Entes privados se enfoca en la verificación previa, lo que indica que cualquier desviación que se presente pueda ser solucionada y así cumplir con las metas propuestas, para los Entes públicos el control es posterior y es desarrollado por las Contralorías, buscando la efectividad en el uso de los recursos del estado (no se presente detrimento patrimonial).

En este orden de ideas se seguirán aplicando las normas que surjan como consecuencia de los cambios en las tecnologías, herramienta fundamental para el desarrollo de las actividades de control.

En el sector privado se propenderá por la implementación de políticas de auto control, las cuales generarán mejor ámbito laboral, esto complementado con políticas internas que permitan realizar verificación y monitoreo de la calidad en la ejecución de cada labor.

Para el sector público se fortalecerá el control interno en las instituciones con el fin de minimizar los informes correctivos de los entes de vigilancia y control y mostrar el fortalecimiento del Estado traducido en efectividad en sus operaciones.
d. Tendencias de los sistemas de control

Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
Establecimiento de Estándares: Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados pueda medirse contra ellos.
Los estándares pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.
Medición de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.
Corrección: Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.
Establecido el procedimiento anterior, se hace énfasis en el recurso humano, el cual tendrá relevancia ya que los controles serán aplicados a la generación del conocimiento. Se debe documentar la creación intelectual de cada funcionario de la organización, dicho conocimiento será el generador de valor en cada Entidad, por ello se utilizará la tecnología que permita guardar, reproducir y comercializar el como hacer y hacer efectivamente.

6. ANÁLISIS INTERNO


Se utilizará la matriz DOFA la cual es una herramienta generalmente utilizada como método de diagnóstico empresarial en el ámbito de la planeación estratégica, en diferentes reuniones se propone aplicarla como un método de análisis colectivo ágil para tratar un problema desde múltiples perspectivas.

En cada una de las variables a analizar se pretende establecer y concretar, en una primera aproximación, las fuerzas y debilidades actuales de la organización e identificar y reconocer las amenazas y oportunidades para la misma, en la perspectiva del año-horizonte contemplado (Matriz DOFA).

En su aplicación se deben tener en cuenta lo siguiente:
- identificar a cabalidad para todos los participantes, cual es el problema u objetivo a analizar
- Tener claro que el grupo de trabajo a participar debe tener claridad en lo que representa una debilidad, una oportunidad, una fortaleza, o una amenaza para la empresa.
- Reunir a participantes que tengan conocimiento del problema u objetivo a tratar.

Después de elaborada se debe realizar una revisión de la matriz DOFA y tomar aquellos puntos de más alto impacto para proceder a valorarlos en orden de importancia dentro del proyecto. Esto no significa que los otros puntos no se deban tener en cuenta, sino que deben hacer parte de las diferentes tareas del proyecto, pero debido a que su impacto es relativamente bajo, harán parte de las actividades complementarias del proyecto

Para definir el análisis interno es conveniente hacer además las siguientes preguntas en la definición de cada paso:

a. Prospectiva Organizacional:
- Que procesos se debe seguir en la elaboración del diagnóstico de de las perspectivas?
- En que negocio estamos y en que negocios deberíamos estar?
- Quienes son nuestros clientes y quienes deberían ser?
- Cuales opciones serán las mas adecuadas para las estrategias definidas?

b. Estructura Organizacional
- De que manera deberán ser administrados las diversas funciones producción, mercadotecnia?
- En que consiste el análisis de la estructura horizontal y el de la estructura vertical?
- Cuáles métodos conoce usted de análisis de estructura?

c. Cultura organizacional
- Está el personal motivado e integrado con las procesos y estrategias de la organización?

d. Talento Humano
- Existen incentivos con los que se premian o sanciona el resultado; cual es la forma como se implantan estos?
- La organización ha logrado el desarrollo a nivel individual y social a escala física, afectiva y sicológica para obtener el mayor desempeño, resultado y valor agregado de cada persona?

e. Financiera
- Cuáles son las principales conclusiones del Estado de Resultados?
- Cuáles son las conclusiones sobre el Estado de Cambio en la Situación Financiera?
- Cuales son las conclusiones del estado de patrimonio y flujo de caja?




f. Equipos
- Los equipos son suficiente para desarrollar los trabajos?
- El software utilizado alcanza con los niveles que la compañía debe tener para ser competitiva?

g. Materiales
- Información
- El uso de Internet y banda ancha le permitirá crecer a nivel internacional:
- ¿Cómo se desarrollan los Procesos, sistemas, y las comunicaciones?

h. Control
- Existe control?
- Como es aplicado?
- Que cambios trae su aplicación?
7. MISIÓN



Define el negocio al que se dedica la organización, las necesidades que cubren con sus productos y servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pública de la empresa u organización.
La misión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Para que existe la organización?

a. Método: Se hará un concurso entre los grupos interdisciplinarios de Gerencia, Administración y Gestión para definir la misión de la compañía. Se entregará un instructivo que contiene conceptos que les ayudará a entender y enfocar correctamente la definición de la misma.
Se seleccionará la mejor propuesta entregada por los grupos durante un acto institucional, para el cual se contratará un asesor que escoja la más aproximada a la realidad. Enmarcada en su sistema de control y que haga los ajustes pertinentes, si es el caso.
b. Instructivo para identificar la misión: Se anexa.
c. Propuesta de Misión: Una empresa prestadora de servicios profesionales está dedicada a satisfacer las necesidades de sus clientes en materia de control y brindar a terceros seguridad respecto de la calidad y veracidad de la información suministrada por los administradores de las empresas a través de la auditoria y la revisoría fiscal, del tal forma que la misma sea una herramienta confiable para la toma de decisiones internas y externas.
8. VISIÓN
Define y describe la situación futura que desea tener la empresa, el propósito de la visión es guiar, controlar y alentar a la organización en su conjunto para alcanzar el estado deseable de la organización.
La visión de la empresa es la respuesta a la pregunta, ¿Qué queremos que sea la organización en los próximos años?
a. Método: Se hará un concurso entre los grupos interdisciplinarios de Gerencia, Administración y Gestión para definir la visión de la compañía. Se entregará un instructivo que contiene los conceptos que les ayudará a entender y enfocar correctamente la definición de la misma.
Se seleccionará la mejor propuesta entregada por los grupos durante un acto institucional, para el cual se contratará un asesor que escoja la más aproximada a la realidad. Enmarcada en su sistema de control y que haga los ajustes pertinentes, si es el caso.


b. Instructivo para identificar la visión: Se anexa.
c. Propuesta de visión: Es Ser reconocidos como el staff profesional más exitoso en auditoria, consultoría y soluciones empresariales que logre con su trabajo profesional trascender en el tiempo, generando excelencia, calidad y efectividad.

9. OBJETIVOS

Son el marco de referencia con base en el cual se orientan todas las estrategias, planes, programas y proyectos específicos de la organización. Es lo que se quiere alcanzar o lograr en la organización, para su definición se contará con :.

a. Método: Se hará un concurso entre los grupos interdisciplinarios de Gerencia, Administración y Gestión para definir los objetivos corporativos. Se entregará un instructivo que contiene los conceptos que les ayudará a entender y enfocar correctamente su construcción.

Se seleccionará la mejor propuesta entregada por los grupos durante un acto institucional, para el cual se contratará un asesor que escoja los más efectivos para la puesta en marca de la empresa enmarcada en su sistema de control y que haga los ajustes pertinentes, si es el caso.


b. Instructivo para identificar objetivos: Se anexa.
c. Propuesta de objetivos:
· Constituirse en una firma de tamaño medio y que sea aceptada y respetada en el país por la calidad de sus servicios profesionales.
· Dotar de recursos profesionales que le permita proveer servicios especializados de auditoría, asesoría de negocios, y control, orientado a empresas públicas privadas de tamaño medio que requiere de servicios profesionales y personalizados, de alta calidad.
· Incorporar socios y especialistas que puedan atender las distintas necesidades de consultoría y otros servicios especializados de sus clientes. Experiencia y certificación para trabajar con clientes internacionales y con otros asesores de negocios que visiten a Colombia para desarrollar vínculos y nuevas actividades.
· Constituirse en una firma con proyección internacional y relaciones con otros asesores de negocios que pudieran unir esfuerzos comunes para lograr convenios de cooperación, para la prestación del servicio a nivel nacional e internacional.


10. ESTRATEGIAS

a. Método: La metodología que se propone para la incorporación de las estrategias, implica apoyarse en un modelo el cual se debe diseñar a la luz del tipo de negocio de la organización. Existen diferentes enfoques para la formulación estrategias: el enfoque ascendente, enfoque descendente, y enfoque interactivo.

Para el desarrollo de las estrategias se seleccionó el enfoque interactivo ya que toma información de los dos primeros y los combina para genera un enfoque interactivo.

Enfoque interactivo: Los ejecutivos en el ámbito corporativo y los gerentes del nivel mas bajo preparan una estrategia, previa consulta entre si, de ese modo se establece un nexo entre los objetivos más generales de la organización y el conocimiento de los gerentes sobre situaciones concretas.

b. Instructivo para identificar las estrategias: Se anexa

c. Propuesta de estrategias

· Prestación de servicios a nivel nacional e internacional
· Contratación solo de personal certificado para las áreas de prestación del servicio
· Utilización de tecnología de punta y software especializado
· Realizar alianzas estratégicas

11. INSTRUMENTALIZACIÓN

Los instrumentos en este caso son las ayudas conceptuales que se entregarán a los empleados para definir el análisis interno y la plataforma estratégica de la organización, los cuales son los mismos a que se hace referencia en el método propuesto para cada ítem.


12. DOCUMENTOS DE ESTUDIO

1. Que es la misión?
Breve enunciado que sintetiza los principales propósitos estratégicos y los valores esenciales que deberán ser conocidos, comprendidos y compartidos por todas las personas que colaboran en el desarrollo del negocio.
2. Para que sirve la misión?
Para potencializar la capacidad de respuesta de la organización ante las oportunidades que se generan en su entorno para la alta dirección, la gerencia media le permite orientar sus programas en una forma clara y conocida, pues con esto mejorará el rendimiento de los recursos humanos, materiales y financieros. Para el personal operativo le facilita comprender su participación e importancia en el trabajo.
3. Quién define la misión?
Los propietarios y la alta dirección de la organización, en virtud de su posición jerárquica.
4. Cómo se define la misión?
Se define tomando en cuenta cuatro aspectos: estrategia, propósito, valores, políticas y normas.
5. Cuál es la retribución que ofrece la organización a sus diferentes grupos de interés?
A los empleados es el salario, para los accionistas son las altas ganancias sobre el capital invertido.
Para los proveedores, el poder ofrecer sus productos y servicios para éstas organizaciones.
Para los clientes la de recibir un servicio con calidad; en cuanto a las familias el poder contar con un miembro de la familia dentro de la organización.
6. Qué son los principios y valores de la organización y para qué sirven?
Son generadores de compromiso que de alguna u otra manera se identifican con el contexto de la cultura organizacional en la empresa; pero, que se desea consolidar y fortalecer en el corto, medio y largo plazo y, sirven para crear una cultura organizacional.
7. Que son las políticas y normas de la organización y para que sirven?
Son las definiciones básicas que se aplicarán en toda la organización como norma de actuación y política de actividad en cada una de las funciones, áreas, tareas o procesos de trabajo. Sirven ara definir los conceptos de productividad, eficiencia, calidad y rentabilidad.
8. Que se entiende por productividad, eficiencia, calidad y rentabilidad?
Productividad: obtener un mayor volumen de productos por unidad de insumo utilizada.
Eficiencia: Simplificar métodos y procedimientos de trabajo.
Calidad: Satisfacer plenamente las necesidades de la clientela.
Rentabilidad: Obtener adecuados niveles de retorno sobre el capital e inversión.
9. A qué se refiere cuando se habla del campo de acción de la organización?
A dos elementos: actividades básicas de la organización y, a la identificación de actividades complementarias.
10. Qué productos y servicios se ofrecen en el mercado?
Los que se integran de insumos de otras organizaciones pasando por un proceso productivo y teniendo como resultado líneas de productos y de servicios.
11.- ¿Cual es el valor agregado que puede generar a sus clientes?
En forma tangible e intangible.
Los elementos tangibles: son los atributos que posee el producto o servicio que usted entrega a sus clientes para satisfacer una necesidad específica y, principalmente, están determinadas por sus diseños y uso de material. Estos elementos pueden ser fácilmente apreciados por el consumidor.
Los elementos intangibles: Son los que podemos tocar peor que existen en el producto o servicio. Por ejemplo, si usted compra una computadora, el hecho de que la maquina sea entregada en el tiempo señalado por la persona que lo atendió es un elemento de valor agregado intangible.
12.- ¿Que segmentos de mercado desean atender con prioridad?
El segmento A del mercado es aquel que no atiende y no desea atender. El segmento B es aquel que atiende de manera prioritaria y constituye, en este momento, la parte mas importante del mercado para usted. El segmento C es un mercado de atención complementaria que no desea descuidar. Esto sirve para segmentar su mercado de acuerdo a la edad, el sexo, la escolaridad, la nacionalidad, el domicilio y
el estado.
13.-¿Qué necesidades desea satisfacer?
Debemos entender que existen una serie de necesidades, requerimientos y expectativas en cada uno de los diferentes segmentos de mercado, esperando a ser satisfechos por el producto o servicio que usted esta generando.
14.-¿Cual es su principal ventaja competitiva?
Es aquella característica que nos hace diferentes de la competencia que es la organización, recursos humanos, sistemas de información, tecnología, productos y servicios, proceso productivo, finanzas, comercialización.
15.- ¿Qué es la visión?
La visión es aquella idea o conjunto de ideas que se tienen de la organización a futuro. Es el sueño mas preciado a largo plazo. La visión de la organización a futuro expone de manera evidente y ante todos los grupos de interés el gran reto empresarial que motiva e impulsa la capacidad creativa en todas las actividades que se desarrollan dentro y fuera de la empresa. Consolida el liderazgo de alta dirección, ya que al tener claridad conceptual acerca de lo que se requiere construir a futuro, le permite enfocar su capacidad de dirección, conducción y ejecución hacia su logro permanente.
16.- ¿Quien define la visión?
Es concebida por el grupo de accionistas y la alta dirección del negocio. Sin embargo, es menester señalar estos dueños y directivos nutren sus mentes con ideas y opiniones de otros grupos de colaboradores en nivel gerencial y operativo.
17.- Cómo se define la visión?
R para poder definir la visión debemos establecer a futuro lo que se pretende alcanzar en el desarrollo de la organización, identificar los aspectos estratégicos en los cuales se debe de concentrar la atención para alcanzar el objetivo a futuro y la evaluación de la correctividad del camino recorrido así mismo de la reconsideración de los objetivos.
18.- En que aspectos estratégicos se deben concentrar los esfuerzos organizacionales para alcanzar la principal idea a futuro?
R los aspectos estratégicos en los que se deben de concentrar los esfuerzos son: realizar inversiones de capacitación, reingeniería de procesos, y alcanzar la certificación de los sistemas de calidad.
19.- En que consiste la revisión periódica?
R Consiste en observar el grado en el que los colaboradores perciben la existencia de diversos factores tales como orientación y rumbo de negocio, capacidad de liderazgo, claridad de las decisiones estratégicas, motivación e integración de equipos de trabajo, sentido estratégico a tareas operativas, compromiso compartido participación en el proceso de cambio, identificación sobre una idea en común, conciencia de su papel protagónico, entrega y orgullo de pertenencia.
20.- Que es un objetivo estratégico, para que sirve, quien lo define y como los definen?
R Es el marco de referencia con base en el cual se orientan todas las estrategias, planes, programas y proyectos específicos de la organización. Sirve para evaluar el desempeño general de la organización y medir el avance o rezago que manifiesta esta en relación con los grandes propósitos empresariales. Se definen por cuatro elementos principales que son: imagen objetivo, factores clave del éxito, prioridades, parámetros de evaluación.
21.- Cuales son los factores clave de éxito que determinan el cumplimiento de la imagen objetivo?
R Son liderazgo, productividad, eficacia y eficiencia, calidad, rentabilidad, crecimiento, expansión, etc., los cuales en su conjunto determinan el éxito.
22.- Cómo es posible medir y evaluar el cumplimiento de los objetivos estratégicos?
R Se requiere identificar los indicadores mas adecuados para medir el grado de avance en los objetivos estratégicos. La finalidad es desarrollar un sistema de información estratégica que nos permita dar seguimiento, controlar y evaluar los esfuerzos que se realizan en la organización para alcanzarlos.
23.- Que es una oportunidad?
Situación o circunstancia generada en los ámbitos del mercado, la competencia, el entorno sectorial, el entorno macroeconómico y el entorno de la economía internacional, que favorece significativamente el desarrollo de la organización.
24.- Que es una amenaza?
Aquella situación que afecta negativamente al desarrollo de la organización a corto, mediano y largo plazo.
25.- Para que detectar las oportunidades y amenazas, quien las identifica, como se detecta?
Sirve para detectar normar su criterio y afinar la elección de las mejores alternativas y estrategias que impulsan a la organización hacía una mayor participación en el mercado, la identificación de éstas se lleva a cabo por medio de los miembros de la organización, se detectan tomando en cuenta el mercado, la competencia, el sector productivo, la macroeconomía y la economía mundial.
26.- Cual es la tendencia de la variables macroeconómicas en Colombia y como afectan el desarrollo de la organización?
La tendencia macroeconómica en Colombia se muestran las variables de crecimiento aunque la vertiente del empleo no se ha desarrollado; esto afecta a la organización en el aumento o disminución de la demanda de sus productos o servicios.
27.- Qué es una fortaleza?
Son elementos que la organización cultiva, de manera interna y que sirve para que sus productos sean mayormente demandados.
28.- Que es una debilidad?
Elemento que impide elevar significativamente la capacidad competitiva de la organización.
29.- Quiénes son los responsables de identificar las diferentes fortalezas de debilidades y para qué sirve analizarlas, qué alcances tiene la detección?
Las personas que manejan la información son los responsables de identificarlas. Se analiza para hacer un sencillo y claro diagnóstico de la situación actual en la que se encuentra la empresa. La detección sirve para contrarrestar el daño que pudieran tener en el desarrollo de la empresa.
30.- Qué es una estrategia de negocios?
Es a conjunto de acciones y orientadas hacía: consolidación de fortalezas, eliminación de debilidades, aprovechar oportunidades y alcanzar los objetivos estratégicos.
31.- Explique los cuatro cuadrantes de posicionamiento
Se manejan dos variables, atractividad y competitividad para entender la posición estratégico competitividad de los productos y servicios de la empresa. Los cuatro cuadrantes que se manejan son: atractividad alta o baja y competitividad alta o baja; es ahí donde se descubrirá la posición real de la empresa con respecto a la empresa.
32.- Qué son las estrategias operativas?
Se manejan dos variables, atractividad y competitividad para entender la posición estratégico competitividad de los productos y servicios de la empresa. Los cuatro cuadrantes que se manejan son: atractividad alta o baja y competitividad alta o baja; es ahí donde se descubrirá la posición real de la empresa con respecto a la empresa.
33. ¿cómo se constituye una estrategia operativa?
Las estrategias operativas consisten en determinar cuales son las actividades clave que nos darán la posibilidad de: Consolidar las fortalezas, Superar las debilidades, Aprovechar las oportunidades, Detener el impacto de las amenazas, Alcanzar los objetivos estratégicos
34. ¿cómo se constituyen las estrategias operativas para alcanzar los objetivos estratégicos?
1.- Se integran las cedulas de registro de cada área critica que se encuentren direccionadas hacia el mismo objetivo estratégico.
2.- Se construyen redes de actividad, eslabonando las cedulas de registro de las diferentes áreas criticas, para el cumplimiento de cada objetivo estratégico.
35. ¿cómo se integra la estrategia global de la organización?
Se integran todas las cedulas de registro de todas las áreas criticas
Se construye una gran red de actividades con base en todas las cedulas de registro, cuidando su eslabonamiento en el tiempo
Se seleccionan las actividades clave de alta prioridad
Se buscan actividades contingentes que en un momento determinado podrían sustituir a las actividades clave de alta prioridad y se elaboran sus respectivas cedulas de registro.
36. ¿cómo se diseña un plan estratégico de la organización?
1.- INFORMACIÓN: ¿Qué información se necesita para la elaboración de un plan estratégico?
2.- PLAN ESTRATÉGICO: ¿Cómo se integra la información para elaborar el plan estratégico?
3.- PROGRAMAS DE TRABAJO: ¿Cómo se integran los programas de trabajo?
4.- PRESUPUESTO: ¿Cómo se traducen el plan estratégico y los programas de trabajo en un presupuesto institucional?

37. ¿qué información se necesita para la elaboración de un plan estratégico?
- Responsable
- Fecha limite de cumplimiento
- Meta o resultado esperado
- Presupuesto o inversión
- Coordinación con terceros
38. ¿cómo se integra la información para elaborar un plan estratégico?
Llenando una hoja de trabajo de la siguiente manera:
Primera columna: señalen todas las actividades clave que han identificado en cada una de las cedulas de registro.
Segunda columna: anoten todas las claves que corresponden a cada actividad descrita.
Tercera columna: escriban el numero (que corresponde a la prioridad) del objetivo estratégico al que esta dirigida cada actividad.
Cuarta columna: indiquen si la actividad clave es de alta, media o baja prioridad.
Quinta columna: consignen el nombre de la persona que coordinara la actividad clave para su instrumentación.
Sexta columna: indiquen la fecha límite de cumplimiento a la que el responsable se compromete para llevar a cabo la actividad clave.
Séptima columna: la meta o el resultado esperado de esa actividad clave
Octava columna: el presupuesto o inversión.
Novena columna: la coordinación con terceros.
39. ¿cómo se integran los programas de trabajo?
1.- Integrando las actividades clave por responsable, cada persona o área elabora su propio programa de trabajo.
2.- Integrando las actividades clave por fechas límite de cumplimiento, cada programa de trabajo se puede evaluar de forma mensual, trimestral etc.
40. ¿cómo se traducen los programes de trabajo en un presupuesto institucional?
Señalando que porcentaje del presupuesto de cada actividad clave se invertirá en recursos humanos, materiales y financieros.
41. ¿qué son los proyectos específicos?
Estos proyectos se aprecian en dos grandes vertientes: la primera se refriere a las actividades desarrolladas tanto en el plan estratégico como en los programas de trabajo; la segunda, a la detección de un problema en particular dentro de la organización.
42. ¿cuáles son las características de los proyectos específicos?
Primera: se debe conceptualizar y delimitar el problema a solucionar.
Segunda: se analizan los factores multicausales de dicho problema.
Tercera: se presentan alternativas de solución: claras, sencillas y practicas.
Cuarta: se elige la mejor alternativa
Quinta: se llevan a cabo las acciones convenientes.
Sexta: se da seguimiento, evalúa y controla las acciones, con la intención de que el proyecto realmente conlleve a la solución del problema detectado
Séptima: se resuelve el problema y se establecen mecanismos de vigilancia para evitar que surja nuevamente.
43. ¿cual es el proceso para la administración de un proyecto especifico?
1.- Formen un equipo de trabajo, de no más de cinco o seis participantes, el número variara en función del proyecto específico, pero con capacidad para tomar decisiones y llevar a cabo los cambios y transformaciones necesarios en la instrumentación de los proyectos
2.- Nombren a un coordinador del proyecto, quien deberá poseer los siguientes atributos: capacidad de liderazgo, actitud conciliadora, orientación a resultados, alta capacidad de trabajos y reconocimiento por todos los participantes de ese proyecto específico. Al nombrar al coordinador, este se compromete a llevar a cabo el proyecto a buen fin y obtener los resultados esperados.
3.- Definan con claridad el papel de cada miembro del equipo de trabajo: las funciones, las responsabilidades, las atribuciones de las tareas que tiene que llevar a cabo. Si esto no se hace, se corre el riesgo de que los miembros del equipo, al no tener claro cuales son sus funciones no las realicen con precisión y, en consecuencia, no se obtengan los resultados esperados y no se alcancen las metas.
4.- Establecen metas y resultados para cada proyecto específico. Las metas deben ser medibles, realistas, estar enfocadas a la solución del problema identificado, estar concertadas y ser comprensibles para todos los miembros del equipo.
5.- El coordinador o la persona responsable del proyecto, así como todos los miembros del equipo, definen las fechas limite de cumplimiento, que deberán ser realistas y congruentes con las demás actividades o proyectos de la empresa, para que se alcance un amplio proceso de sinergia organizacional.
6.- Cada miembro del equipo de trabajo elabora informes sobre el grado de avance o desarrollo de las actividades y responsabilidades que le fueron asignadas en el proyecto del trabajo. El informe se hará en un documento de carácter activo, esto es, de una o dos cartillas cuando mucho, y se le entregara al coordinador cada semana.
7.- El coordinador integra los avances, o retrasos reportados y los presenta a la alta dirección. Esto se hará en reuniones de entrega de resultados en las que deben participar todos los integrantes del equipo, pues permitirá conocer de viva voz la experiencia, el aprendizaje y las dificultades que han tenido.
8.- En el caso de aquellos proyectos específicos que hayan dado solución al problema que los origino, cada participante retornara a su área de trabajo, y de manera permanente se realizaran sesiones de evaluación con el objeto de evitar que se presente nuevamente el problema.
44. ¿desarrolle ampliamente como se lleva a cabo la evaluación estratégica?
MISIÓN Y VISION: Al evaluarla se hace hincapié en los valores y principios que dan origen y sentido a la cultura organizacional así como al campo y acción, el valor agregado y la ventaja competitiva de la empresa.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: Se evalúan la imagen objetivo definido a mediano y largo plazo; los factores clave; la prioridad y los indicadores para medir su grado de avance.
OPORTUNIDADES Y AMENAZAS: Aquí se evalúa el comportamiento del mercado, la
Competencia, el sector productivo al que pertenece la compañía, la economía mexicana y la economía internacional. Los responsables de evaluar este aspecto son la alta dirección, los directores de área y, de ser posible, un grupo de asesores quienes monitorean y proporcionan información acerca de cómo se están comportando las diferentes dimensiones del entorno.
FORTALEZAS Y DEBILIDADES: Se evalúan cuanto ha mejorado la empresa en términos de organización, recursos humanos, procesos productivos, comercialización, etc.
ESTRATEGIA DE NEGOCIOS: Se evalúa la composición competitiva de cada producto y servicio de la organización.
ESTRATEGIAS OPERATIVAS: Se evalúan las actividades claves, así como su direccionalidad hacia cada uno de los objetivos estratégicos.
PLAN ESTRATÉGICO: Se evalúa el grado de avance de los programas de trabajo y la aplicación de presupuesto en cada área de trabajo.
PROYECTOS ESPECIFICOS: Se evalúa la instrumentación de los proyectos específicos llevados a cabo por los equipos de trabajo. Los evaluadores son los directores de cada área y los responsables de llevarlos a cabo.



FIN DE LA PRIMERA PARTE DEL TRABAJO


MARZO 13 DE 2.009